Vous faites un séminaire avec principalement des participants français ou européens à Toulouse et/ou vous souhaitez cibler la participation : le CNES – CST est parfait.
Si mon événement a lieu au CNES, un bon nombre d'actions peuvent être faites via les secrétariats : réservation de salle et de Visio, commande de pause café CNES, repas au restaurant du CNES, préparation de l'accueil des participants, etc...Les secrétaires utiliseront l'OTP des COMET pour les prestations nécessaires
L'événement peut faire appel à des prestations du prestataire COMET (buffet, autres...) et dans ce cas il faudra obligatoirement générer une expression de besoin COMET même si le support est partiel .
Attention, il faut savoir que Carte Blanche Organisation facture un forfait événement quelle que soit la prestation demandée. Dans le cas de demande de livraison de simple pause café sans buffet, ceci double le prix de la pause-café par rapport à une pause-café CNES - A vous de juger. Vous disposez également dans l'armoire COMET (voir berangere.labrosa@cnes.fr) d'une cafetière expresso, de café, Thé, jus de fruits et biscuits pour agrémenter une pause
1. J'identifie et je réserve le lieu
- Je vérifie que la salle du CNES est disponible en tout premier lieu et avant de faire toute demande de support pour l’événement
- Je réserve ma salle (via mon secrétariat)
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Pour LEONARD DE VINCI : je demande à mon secrétariat d'effectuer une réservation le jour J, en veillant cependant, en cas d'aménagements demandés, à réserver la salle ½ journée avant et ½ journée après pour la logistique. Il faut préciser si Leonard de Vinci sera en visio avec d'autres lieux : par exemple "demande de visio avec Paris et la DLA pour une conférence trois points". On peut désormais inclure un suivi en visio Skype ce que revient à de la webconference pour les participants distants - votre secrétaire connaît la procédure On peut également demander le support d'un technicien pour la mise en place des visios (au démarrage ou journée entière) - Attention pour les visios avec la Guyane : penser au décalage horaire Ma secrétaire peut faire une demande au 10 pour l'installation de la salle : par exemple en théâtre pour écouter le matin puis après-midi avec tables rondes 10 pers pour atelier, ... etc |
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2. J'identifie les besoins en pauses et repas
Le CNES offre un panel de possibilité pour les pauses et repas :
Demandes de pauses CNES
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Action secrétariat : Faire une demande différente par pause (matin, aprèm) via le formulaire dédié |
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Demande de réservation de la salle privative du haut du restaurant :
- Capacité 36 personnes --> Un minimum de 10 personnes est requis
- à faire au plus tôt car surbookée : Prenez contact au restaurant au 73289 ou de l'extérieur au 05 61 27 32 89.
- Lors de la réservation, veuillez préciser le nom et le numéro de téléphone de la personne qui réserve.
- La clé doit être récupérée avant 12h30 auprès de la caisse. Heure d’arrivée au plus tard à 12h30
Repas au restaurant du CNES
- Si payé par chaque participant : prévoir le délai de paiement à la caisse du bas
- Si offert par le CNES : carte Gold COMET prépayée permettant de faire passer les participants non CNES à la caisse du haut --> voir berangere.labrosa@cnes.fr pour la carte GOLD – Les salariés CNES payent leur repas avec leur badge
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S’il y a une majorité de CNES, alors organiser le repas au resto d’entreprise, faire une demande de pause CNES et se servir de la carte Gold pour les externes – positionner le repas vers 13h
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Accueil des participants
Si le nombre d’externe est élevé, il faut prévenir le poste d'accueil du CNES 10 jours avant pour qu’il mette en place un guichet spécifique à l’accueil sachant que l’accueil ouvre à 8h30 – ne pas s’embêter à préparer les badges sauf pour les non européens – attention à la signature des badges en sortie.
Buffet et pauses café dans la salle de l’événement :
Cette prestation passe par le prestataire COMET Externe et il faut Obligatoirement faire la demande dans l' expression de besoin COMET
Un contact de secrétariat CNES est obligatoire: Il faudra impérativement donner un numéro de portable et de fixe pour que CBO le transmette au traiteur si les pauses ne sont pas CNES
Cocktail CNES
- Avec alcool (entre midi et deux), voir avec votre secrétaire pour remplir la demande d'autorisation d'organisation de pot au CST et la demande de pot à emporter à envoyer à berangere.labrosa@cnes.fr copie comet@cnes.fr qui fait signer le sous-directeur et transmet avec le bon EOTP, au minimum 8 jours avant l'événement
- Pour les cocktails sans alcool, seul le formulaire pot à emporter est à envoyer.
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ATTENTION : la prestation "Pot à emporter " du CNES n'était pas TOP (REX 2016) - vérifier si cela s'est amélioré
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3. Préparation de l'accueil au CNES de participants non européens
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Pour le CST : Actions Secrétariat
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Pour Paris : Actions Secrétariat
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4. Préparation de l’accès des participants au CNES pour le jour J
Vous pouvez, dans vos invitations d'inscription à l'évènement, renseignez les accès aux centres du CNES :
Plan d'accès aux poste Nord et Sud du CST - Plan des bâtiments du CST
Action des secrétariats : La liste des participants doit être fournie à la sécurité du CNES pour le CST, ou aux postes d'accueil pour le Siège et la DLA, 3 jours ouvrés avant l'événement
Pour le CST :
- Il vous est conseillé de demander, dans evenium ou les autres sites d'inscription, que le participant renseigne les informations nécessaires à l'élaboration de son badge d'entrée sur le CNES lors de son inscription à l'évenement : voir avec votre secrétaire le formulaire de demande de badge exigé par l'accueil CST - fichier Excel - il est plus facile si vous ordonnez les données demandées dans le même ordre sur évenium que sur le formulaire CNES
- Vous pouvez demander, 1 mois avant, au service de protection de DNO/ET le support d'un agent de sécurité dédié le jour J : accueil au poste de garde, accompagnement des non européens, signature des badges de sortie, support dans la salle pendant l'évènement - prestation facturée sur l'OTP COMET
- a minima, vous devez demander 1 semaine avant, au service de protection de DNO/ET, qu'une piste dédiée aux postes de garde soit consacrée à l'entrée sur site pour le jour J, sur la base de la liste des participants
- a minima, 3 jours avant l'évènement, votre secrétaire doit envoyer à toulouse badge la liste des participants ayant renseigné les champs pour préparation en amont des badges, cela facilitera grandement l'accès et fera gagner du temps le jour J
- a minima 24h avant, la secrétaire doit envoyer la liste complète de participants aux postes de garde
- Enfin obligatoirement, le jour J, il devra y avoir une secrétaire dédiée, habilitée à faire entrer sur le CST, avec accès sur un poste fixe, pour être le point de contact de l'accès des participants et de l'accompagnement des non européens.
- et enfin, il faudra penser à une personne CNES responsable de la signature du badges à la sortie des participants
Pour le siège et la DLA
- a minima 3 jour avant, la secrétaire doit envoyer aux postes d' accueil, la liste complète de participants
- Obligatoirement, le jour J, il devra y avoir un salarié CNES du centre comme point de contact de l'accueil et présent dans la salle de l'évènement pendant toute la durée de l'événement