Production, diffusion et archivage des documents COMET

SUPP SUPP - Support

Réserver le ZOOM COMET PRO pour un événement COMET

Les documents COMET sont nombreux. Voici quelques informations pour aider à leurs gestions

Les procédures et wiki

  • Qui les produisent? : tout le monde, en collaboratif
  • Diffusion : sur la COMET Support (Wiki COMET) pour les seuls animateurs/webmasters COMET
  • Archivage : dans galaxi extranet  ICI  Visible CNES Only

La liste de tous les événements

Plusieurs listes existent :

  • une liste gérée manuellement et regroupant (si possible) toutes les informations issues de la coordination COMET depuis la création des COMET
    • Elle est mise à jour par la coordination COMET ou par son prestataire en support
    • Elle est disponible sur Galaxi extranet ICI Visible CNES Only
  • une liste générée automatiquement par le site COMET pour tous les évènements passés qui ont été mis sur le site
    • Chaque événement est crée par les responsables de l'événement
    • la liste est disponible ICI  Visible tout public

Les documents liés à un événement

- Les Comptes rendus des événements. Ils sont établis selon un modèle standard qui a pour objet à la fois de fournir les informations nécessaires à la synthèse pour la coordination COMET et de donner à sa hiérarchie et aux collègues CNES (ONLY) l'analyse de haut niveau et les recommandations issues de l'évènement

  • Qui les produisent? : chaque responsable d'événement
  • Diffusion : par le responsable événement à ses collègues CNES
  • Archivage en double : dans Galaxi extranet Visible CNES Only
    • dans la bibliothèque "CR événements COMET" de "Docs COMET tout CNES"
    • dans un dossier dédié à l'évènement, au niveau de "l'archive des Animations passées" au sein de la bibliothèque de la COMET

 

- L'agenda de l'événement.

  • Qui le produit : chaque responsable d'événement
  • Diffusion : sur le site COMET au niveau de la page de l'événement - visible tout public
  • Archivage : dans Galaxi extranet dans un dossier dédié à l'évènement, au niveau de "l'archive des Animations passées" au sein de la bibliothèque de la COMET - Visible CNES only

 

- Les présentations de l'événement.

  • Qui les produisent : les présentateurs
  • Diffusion : sur le site COMET au niveau de la page de l'événement, après accord des présentateurs (si nécessaire version expurgée)  - visibles "membres de la comet Only" si statut privé (ou tout le monde si statut public avec accord des présentateurs)
  • Archivage : dans Galaxi extranet dans un dossier dédié à l'évènement, au niveau de "l'archive des Animations passées" au sein de la bibliothèque de la COMET - visible CNES only

 

- La liste des participants l'événement.

  • Qui les produisent : les organisateurs de l'événement
  • Diffusion : aucune
  • Archivage : dans Galaxi extranet dans un dossier dédié à l'évènement, au niveau de "l'archive des Animations passées" au sein de la bibliothèque de la COMET - visible CNES only

 

- Les documents financiers de l'événement.

  • Qui les produisent : le prestataire de services en support à la coordination COMET
  • Diffusion : aucune
  • Archivage : dans Galaxi extranet dans un dossier dédié à l'évènement, au niveau de "la gestion financière COMET" visible coordination et animateurs Only

Les Comptes rendus et présentations de réunion de bureau

  • Qui les produisent? : chaque animateur COMET
  • Diffusion : par email aux membres de bureau par l'animateur COMET ou par accès à Galaxi extranet
  • Archivage en double : dans Galaxi extranet visible CNES only
    • pour le CR uniquement : dans la bibliothèque CR de réunion de bureau de "Docs COMET tout CNES" - visible CNES only
    • pour le CR et les présentations : au niveau de "Espace de partage bureau" au sein de la bibliothèque de la COMET-aux membres de bureau déclarés

Les documents de la coordination

- La liste des anomalies. Il s'agit des anomalie constatées par les animateurs ou le prestataire lors des événements

- le bilan financier du prestataire. Il s'agit de l'avancement des dépenses et des autorisations de facturation

- les conventions de salle. Il s'agit de convention sur les conditions de location de salle établies entre le prestataire et les loueurs pour le compte des COMET

 

Les documents de l’animation coordination/animateurs

- Les CR C3 et ABC. Il s'agit des réunions de la coordination avec les animateurs (C3) et des séminaires de cohésion (ABC)

- Les CRA. Il s'agit des Compte rendu d’activités annuel des COMET

  • Archivage : dans Galaxi extranet dans la bibliothèque CRA Comet de "Docs COMET tout CNES" - visible CNES only
  • Archivage : dans Galaxi extranet dans la bibliothèque de la COORD au niveau "CODIR et CRA"  - visible CNES only

- Les présentations & CR des séminaires hiérarchiques et des CODIR.

Les documents de communication

il s'agit des présentations générales des COMETS, des kakemono, des flyers, des films, des pictos & logos, ...