J’effectue une évaluation financière
On peut estimer le coût du séminaire sur la base des approximations suivantes :
- Salles : petites salles de 250 à 400€ - grandes salles de 600 à 800€ par jour
- Repas et 2 pauses par un traiteur externe pour l’ensemble des participants : de 22 à 25€/personne
- Repas au Cnes pour les seuls externes : 12€/personne
- Pauses CNES : 3,10€ avec biscuit et 3,5€ avec viennoiserie
- Cocktail : environ 12€/personne
- Mission : de 200€ à 1000€ selon le pays
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Le budget pris en charge par COMET ne peut dépasser 3000€ par événement standard, pour que chacun puisse couvrir son programme annuel Pour les dérogations s'adresser à la coordination COMET |
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Si votre budget dépasse 3000€ vous pouvez envisager les solutions suivantes :
- Faire participer les partenaires : pour cela, il suffit qu'ils prêtent une salle par exemple, qu'ils fournissent eux-mêmes une prestation (un repas via leur traiteur, prise en charge une mission, ...) ou qu’ils versent une subvention à CBO (parfois compliqué) ou encore qu'ils règlent une facture à CBO: salle? repas? pauses? missions? Mais le retour d’expérience montre qu’il faut beaucoup de temps à CBO pour être payé
- Faire payer l’inscription à l’événement : inscription via le site Evenium - Contacter CBO si besoin.
Les salariés CNES ne payent pas– vous pouvez faire des coûts d’inscription différenciés (tarif étudiant, tarif industriel)
Je declenche la demande de support logistique et financière
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Sur la base de cette préparation, je remplis le document COMET – Expression de Besoin  |
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Au lieu d’enregistrer le document sur mon poste, je le « partage » avec envoi par courrier électronique à Carte blanche Organisation valide avec vous le contenu, le complète, le fait valider par la coordination COMET et le dépose dans la PCE (lien PCE CNES et NON CNES) dans un dossier qui aura pour nom votre « code événement » (Annéemoisjour – nomCOMET _ exemple 20180101-AIT).
L’ensemble des documents logistiques relatifs à l’événement sera déposé dans ce répertoire PCE.
Votre point de contact CBO est Stephanie stephanie.belmonte@carte-blanche.fr Tel. : 33 - 5 63 72 31 00 copie comet@carte-blanche.fr
En l’absence de Stephanie, le point de contact CBO est Sandra sandra.outurquin@carte-blanche.fr copie comet@carte-blanche.fr
Je sollicite une subvention
Si je souhaite apporter une subvention financière ou un apport en nature (pause, repas, .. ;) à un événement organisé par un tiers, j’effectue une expression de besoin COMET.
La demande sera analysée :
- Si les COMET ont une participation active dans cet événement,
- si les adhérents COMET ont un accès privilégié au colloque
- ou si un atelier de retour du colloque est organisé dans le cadre des COMET.
Je demande une mission sur le budget COMET
La coordination COMET peut, si le budget le permet, prendre en charge quelques missions d'animateurs COMET ou d'intervenants à des séminaires.
- Mission des salariés CNES : sous certaines conditions à définir au cas par cas et via une mission CNES avec des transports bas couts (train 2eme classe ou avion billet non modifiable/bagage cabine)
- J’exprime la demande via une expression de besoin COMET (Lien CNES et NON CNES) que j’envoie à comet@carte-blanche.fr copie comet@cnes.fr
- Une fois la demande validée par la COORD COMET, je fais une demande de mission CNES en envoyant à l’agence de voyage le n° des trains ou des vols choisis qui respectent les conditions COMET
- Je mets ma mission à la signature de la COORD COMET
- Mission d’intervenants non CNES : sous certaines conditions à définir au cas par cas et via une mission Carte blanche organisation avec des transports bas coûts (train 2eme classe ou avion billet non modifiable/bagage cabine)
- J’exprime la demande via une expression de besoin COMET (voir ci-dessus)
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Une fois la demande validée par la COORD COMET, je fais une demande de mission COMET via le formulaire COMET - demande de mission que j’envoie à l’intervenant. Carte Blanche gèrera la mission en direct avec l’intervenant |
A noter que l’hôtel COMFORT Toulouse Sud*** situé à Ramonville nous fait des propositions de prix de chambre pour les Intervenants/participants COMET qui disposeraient de voiture (car sinon c’est plus pratique en centre-ville Toulouse avec accès au CNES par métro)
Leurs tarifs partenaires sont les suivants (à re-vérifier):
- 80 € par nuit, petit-déjeuner buffet inclus pour une personne en chambre supérieure
- 63 € par nuit, petit-déjeuner buffet inclus pour une personne en chambre standard
Pour en profiter, les participants des animations organisées par les COMET devront réserver leur hébergement en DIRECT auprès de l’hôtel soit par téléphone 05 62 19 22 22 soit par mail : comfort.toulouse@shfrance.com et mentionner la référence CNES – COMET