1. J'identifie et je réserve le lieu
Plusieurs salles sont disponibles à la DLA pour des événements
- la salle VINCI au sous-sol, accessible sans badge - Réservation de la salle à faire par sa secrétaire auprès de l’accueil DLA au 01 80 97 70 00
- L’accueil va enregistrer la demande et confirmer la faisabilité après validation par Nicole Vincot Robert ou Dominique Kocon
- Des supports pour feuille A4 (Format paysage) sont disponibles pour flécher l’accès à la salle VINCI. Faire la demande à l'accueil
- Pour disposer de moyens vidéo (Visio, autres, ...) faire la demande au catalogue 56
- pour la Mise en place de la salle :Faire la demande à l’adresse mail suivante : DLA-SE-LOGISTIQUE@cnes.fr
- - Des salles en visioconférence : demande au 56 via le formulaire joint.
Gestion spécifique de la Visio 733 (et 735)
- La visio 733 (12 pers) peut être jointe à la salle 735 (12 pers) attenante pour une capacité de 24 personnes.
- Faire une vérification de disponibilité de la salle auprès de esahq.reception.daumesnil@esa.int puis faire la demande au 56 via le formulaire joint
- Quand la réservation est confirmée, faire la demande d’emménagement des salles si nécessaires (enlever les cloisons entre deux salles attenantes) auprès de DLA-SE-LOGISTIQUE@cnes.fr
2. J'identifie les besoins en pauses et repas
Les repas et pauses sont fournis par Restaurant inter-entreprise du "Carré Dausmenil". Demande à faire dans le Formulaire CBO . En l'absence de nota comme quoi le CNES se charge de la restauration, CBO le prend en charge
En cas d'organisation directe par le CNES, appeler le restaurant au 01 46 28 33 10 - Bien préciser les coordonnées du service qui passe et règle la commande ainsi que les coordonnées de l’interlocuteur à contacter.
3. J'identifie le besoin en missions
Voir page : Je gère les aspects financiers de mon événement =>: Je demande une mission sur le budget COMET
4. Accueil sur la DLA des participants
- Accès à la salle VINCI : pas de formalités d'accès : accès public - Envoyer la liste des participants (Nom, Prénom, Nationalité, Entreprise) pour information 3 jours avant à esahq.reception.daumesnil@esa.int copie nicole.vincot-robert@cnes.fr
- Accès aux autres salles de la DLA :
- Préparation des badges : Liste des participants à fournir 3 jours avant à esahq.reception.daumesnil@esa.int pour la préparation des badges
- Non européens : préalable : demande d'autorisation à faire 15 jours à l'avance à nicole.vincot-robert@cnes.fr
- Européens : 3 jours avant si badges préparés sinon le jour même avec pièce d'identité
- Accueil des participants : soit par un salariés DLA de votre réunion, soit par vous si vous vous êtes préalablement déclarés comme l'accueillant. Pour cela il faut faire une demande préalable auprès de esahq.reception.daumesnil@esa.int
- Préparation des badges : Liste des participants à fournir 3 jours avant à esahq.reception.daumesnil@esa.int pour la préparation des badges
5. Internet
Pour obtenir des jetons wifi individuel pour les participants : faire la demande 3 jours à l'avance par email à : DLA-SE-LOGISTIQUE@cnes.fr copie catherine.francois@cnes.fr
6. Demande de parking
Envoyer la Demande d’accès au parking complétée à DLA-SE-LOGISTIQUE@cnes.fr
- 35-38 rue julien Antoine Henard- 75012 Paris - faire demande plusieurs jours à l'avance